Работа в команде: онлайн-инструменты коммуникации, планирования и контроля

Когда команда работает в офисе, она не нуждается в большом количестве онлайн-ресурсов. Сейчас, как только многие перешли на удалёнку, встал вопрос не просто поиска решений для ведения бизнеса через интернет, но и оптимизации процессов.

Так как мы давно пользуемся исключительно онлайн-решениями, то с удовольствием поделимся нашими наработками. Условно разделим весь комплекс бизнес-задач на 7 разделов и разберем каждый.

Система управления проектами
Для небольшого бизнеса или для агентств с небольшим количеством типовых проектов достаточно инструмента Trello. Это доска, на которой ставятся задачи ежедневно и на время вперед, таким образом можно распланировать ход проекта и назначить ответственных. Мегаплан подходит для агентств, состоящих из нескольких отделов и имеющих долгосрочные проекты. Проект раскладываем на задачи, задачи на подзадачи — и раздаем команде. В каждом проекте строим диаграмму Ганта, в ней отмечаем позадачно все важнейшие вехи. Проспать дедлайн сложно!

Битрикс — для больших компаний, где принципиально необходим функционал CRM для большой базы клиентов. Что касается проектов и постановки задач, функционал отчасти схож с Мегапланом. Битрикс нужно будет специально настраивать, тогда как с Мегапланом дело обстоит проще.
CRM
AmoCRM — весь функционал сервиса настроен под продажи. Здесь вы можете выстраивать воронки продаж, дожимать клиентов, превращать в постоянных. Плюс системы — заявки со всех рекламных каналов собираются в одной CRM автоматически, менеджерам остается только обработать.

Если нужна система, подходящая не только отделу продаж, но и всем отделам, лучше выбрать Битрикс24. Здесь также есть возможность аккумулировать заявки от клиентов, общаться с ними в онлайн-чатах и вести телефонные переговоры. Но при этом Битрикс24 — это большая система управления проектами с многофункциональными шаблонами задач.

Кстати, Мегаплан тоже позволяет вести базу клиентов, собирать контакты из разных источников, создавать воронки продаж, интегрировать IP-телефонию и 1С.
Командные чаты
Можно вести чаты и в Мегаплане, и в Битриксе, но для чатов все же, на наш взгляд, не нужен сложный функционал CRM. Важнее — оперативная доступность участника команды. Поэтому кто-то предпочитает WhatsApp, а мы сидим ВКонтакте.
Совещания и брейнстормы
Чатов не всегда достаточно, набор текста занимает уйму времени, голосовые сообщения неудобны для обсуждений, поэтому рекомендуем Skype или Zoom. Важно, что всю сессию можно записать и выслать видео тому, кто не смог присутствовать, или переслушать, если какой-то момент забылся.
Хранение документов
Главное в этом вопросе — чтобы был некий корпоративный облачный сервис, где вы храните все документы. Для нас наиболее удобен Google-диск. Мы создали общую папку агентства, в ней папки проектов, в каждой папке документы разложены по годам, года по месяцам и так далее. Это связано с тем, что мы производим достаточно большое количество продакшна, и есть необходимость в том, чтобы клиенты имели доступ к архиву своих фото- и видеоматериалов. Кроме продакшна здесь удобно создавать, редактировать и согласовывать контент-планы, тексты постов, предоставлять клиентам майнд-карты по целевым аудиториям, высылать презентации.

Кроме облака на Google можно воспользоваться сервисом от Яндекс (он постоянно расширяет функционал) или Облаком Mail.ru. Для передачи файлов мы используем Mega.nz.
Календари
Нас вполне устраивает календарь Мегаплана, его можно сразу интегрировать в задачи, он высылает напоминания о делах. Но если вы будете работать через Google-диск, лучше вести календарь в Гугле и заглядывать в него с любого устройства.

Интересно, что некоторым предпринимателям удобнее просто вести таблицу в Excel.
То есть выбирайте онлайн-инструменты под свои задачи: они не должны сильно превышать требуемый объем, иначе вы начнете путаться в ненужном функционале. И оптимизируйте по максимуму точки контактов с вашими сотрудниками. Если они будут ставить задачи одновременно в Мегаплане и чатах, то будут выполнять двойную работу. Если же сотрудники сосредоточены по максимуму на одной системе, шанс пропуска задач или важных изменений в проекте — минимален.
Мария Дзюмина
Генеральный директор Freud
Заказать контент-съемку
Напишите ваши данные, мы свяжемся с вами
Мы не передаем ваши данные третьим лицам!