Работа в команде: онлайн-инструменты коммуникации, планирования и контроля

Для небольшого бизнеса или для агентств с небольшим количеством типовых проектов достаточно инструмента Trello. Это доска, на которой ставятся задачи ежедневно и на время вперед, таким образом можно распланировать ход проекта и назначить ответственных. Мегаплан подходит для агентств, состоящих из нескольких отделов и имеющих долгосрочные проекты. Проект раскладываем на задачи, задачи на подзадачи — и раздаем команде. В каждом проекте строим диаграмму Ганта, в ней отмечаем позадачно все важнейшие вехи. Проспать дедлайн сложно!

Битрикс — для больших компаний, где принципиально необходим функционал CRM для большой базы клиентов. Что касается проектов и постановки задач, функционал отчасти схож с Мегапланом. Битрикс нужно будет специально настраивать, тогда как с Мегапланом дело обстоит проще.

AmoCRM — весь функционал сервиса настроен под продажи. Здесь вы можете выстраивать воронки продаж, дожимать клиентов, превращать в постоянных. Плюс системы — заявки со всех рекламных каналов собираются в одной CRM автоматически, менеджерам остается только обработать.

Если нужна система, подходящая не только отделу продаж, но и всем отделам, лучше выбрать Битрикс24. Здесь также есть возможность аккумулировать заявки от клиентов, общаться с ними в онлайн-чатах и вести телефонные переговоры. Но при этом Битрикс24 — это большая система управления проектами с многофункциональными шаблонами задач.

Кстати, Мегаплан тоже позволяет вести базу клиентов, собирать контакты из разных источников, создавать воронки продаж, интегрировать IP-телефонию и 1С.

Можно вести чаты и в Мегаплане, и в Битриксе, но для чатов все же, на наш взгляд, не нужен сложный функционал CRM. Важнее — оперативная доступность участника команды. Поэтому кто-то предпочитает WhatsApp, а мы сидим ВКонтакте.

Чатов не всегда достаточно, набор текста занимает уйму времени, голосовые сообщения неудобны для обсуждений, поэтому рекомендуем Skype или Zoom. Важно, что всю сессию можно записать и выслать видео тому, кто не смог присутствовать, или переслушать, если какой-то момент забылся.

Главное в этом вопросе — чтобы был некий корпоративный облачный сервис, где вы храните все документы. Для нас наиболее удобен Google-диск. Мы создали общую папку агентства, в ней папки проектов, в каждой папке документы разложены по годам, года по месяцам и так далее. Это связано с тем, что мы производим достаточно большое количество продакшна, и есть необходимость в том, чтобы клиенты имели доступ к архиву своих фото- и видеоматериалов. Кроме продакшна здесь удобно создавать, редактировать и согласовывать контент-планы, тексты постов, предоставлять клиентам майнд-карты по целевым аудиториям, высылать презентации.

Кроме облака на Google можно воспользоваться сервисом от Яндекс (он постоянно расширяет функционал) или Облаком Mail.ru. Для передачи файлов мы используем Mega.nz.

Нас вполне устраивает календарь Мегаплана, его можно сразу интегрировать в задачи, он высылает напоминания о делах. Но если вы будете работать через Google-диск, лучше вести календарь в Гугле и заглядывать в него с любого устройства.

Интересно, что некоторым предпринимателям удобнее просто вести таблицу в Excel.